A KIMTE Magyar Fantasy Irodalmi Díj zsűritagjai és a KIMTE képviselői a 2011.12.10-én tartott harmadik megbeszélésen módosították, illetve véglegesítették a Díj nevezési rendszerének egyes pontjait. A javaslatokat a megbeszélést követően a KIMTE Közgyűlése megszavazta, a nevezési rendszerről szóló döntés hatályos.

1. A KIMTE Magyar Fantasy Irodalmi Díjra (továbbiakban: Díj) nevezhető minden tárgyévben január 1. és december 31. között Magyarországon és a határokon túl magyar nyelven megírt és kiadott, nyomtatott vagy e-könyves formátumban – nyomtatottan (print on demand is) legalább 300 példányban megjelent, illetve hivatalos e-könyves kiadó által – megjelentetett és megvásárolható fantasy mű.

2. A Díjra nem nevezhetőek az adott év zsűritagjainak művei.

3. A Díjra mindkét formátumban regény és novella kategóriában lehet a műveket jelölni. A két kategória közötti terjedelmi határ 200 ezer leütés (szóközökkel), azonban a Zsűri a saját hatáskörében, egyéb irodalmi szempontokat figyelembe véve dönthet ennek kiterjesztéséről vagy szűkítéséről.

4. Kategóriánként egy szerzőnek legfeljebb 3 műve nevezhető.

5. Többkötetes összefüggő regényeket egyszerre és külön-külön is lehet nevezni, automatikusan nem kizáró és halasztó tényező a megjelent regény várható folytatása, azonban a Zsűri dönti el, hogy a művek külön-külön kaphatnak-e díjat vagy meg kell várni az összes megjelenését. Amennyiben a több kötetre tervezett mű mindegyike a nevezési tárgyévben jelent meg, és a nevezés egyszerre történik, a Zsűri a köteteket egy műként értékeli.

6. Az értékelés megkezdéséhez kategóriánként legalább 5 mű nevezése szükséges. Amennyiben az adott évben ez nem történik meg, a nevezettek átvihetők a következő évre/évekre mindaddig, amíg összejön a megfelelő számú nevezés.

7. A mű megjelenhet álnéven, a szerző nem köteles közölni a civil nevét sem az Egyesülettel, sem a Zsűrivel, de a koordinátorral igen. A koordinátor feladata a pontos adatok felvétele és megőrzése, a nevezett művekből a Zsűri részére 5 példány vagy 5 fénymásolat beszerzése. E-bookos művek és novellák esetében a művek a Zsűri rendelkezésére küldhetők doc (docx) vagy rtf formátumban is.

8. Műveket bárki nevezhet a KIMTE-MFID hivatalos honlapján kialakított felületen, amennyiben a zsűri részére megküldi az öt példányt a műből. A zsűri a nevezések alapján dönt arról, hogy a mű megfelel-e a pályázat kritériumainak. A nevezés technikai lebonyolítása a mindenkori koordinátor feladata.

9. A bárki által egyszer már nevezett műve(ke)t a szerző nem vonhatja vissza.

10. A nevezési határidő: a tárgyévet követő év március 1. éjfél.

11. A Zsűri egy részletesen meghatározott, 1-10-ig terjedő skála alapján értékeli és rangsorolja a nevezett műveket. Amennyiben egyik mű sem éri el a minimálisan adható 25 pontot, abban az évben a Díj nem kerül átadásra.

12. A Zsűri saját hatáskörben dönt arról, milyen nevezett műveket fogad el fantasynak.

13. A Díj pénzjutalma: nyomtatott és/vagy e-könyves regény kategóriában 100 ezer Ft, nyomtatott és/vagy e-könyves novella kategóriában 50 ezer Ft. A díjazottak tárgyjutalmat is kapnak (kisplasztika, emlékérem stb.)

14. A Díj átadásának helyszínéről és időpontjáról a KIMTE 2012 első félévben dönt.